När kan jag kasta bokföringen?

Drömmer du om den papperslösa bokföringen? Den är inte riktigt här än, men på väg. Numera kan du kasta pappersdokument betydligt tidigare än förr - och bättre kan det bli. Foto: iStock.

Vilket års bokföring kan jag kasta den 1 januari 2024 och hur länge ska jag spara kvitton och andra papper? Här får du svaret samt tips på bra böcker om bokföring och ekonomisk redovisning.

Kraven på att spara räkenskapsinformation (det vi kallar bokföring) om sitt företag måste sparas i sju (7) år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Men det innebär för ett företag med räkenskapsår 1 juli-30 juni att räkenskapsinformationen faktiskt måste sparas i 7 år och 6 månader. Bestämmelser om hur lång tid bokföringen måste sparas finns i 7 kap. bokföringslagen.

99 % av Boktugg är gratis att läsa. Regelbunden läsare? Stötta oss gärna genom att swisha ett bidrag.

Så mer konkret är frågan vi alla småföretagare ställer oss vid årsskiftet: Vilket års bokföring kan jag kasta den 1 januari 2024?

Svaret detta år (2024) är att du kan städa bort material som tillhör räkenskapsår som avslutats under 2016 eller tidigare. Ett undantag är ifall du har tvistiga fordringar eller skulder som är äldre än sju år. Då bör du behålla bokföring och annat räkenskapsmaterial om dessa fordringar eller skulder tills de preskriberats (vilket de normalt blir efter tio år).

Hur länge ska scannade kvitton sparas?

Numera har de flesta digital bokföring och scannar alla fakturor och kvitton som inte skickats direkt som pdf:er eller e-fakturor, Så vad gäller för originalen, kan jag kasta dem direkt när de scannats?

Nej, du måste spara pappersdokumentet (kvitto, faktura eller andra underlag till bokföringen). Den mottagna handlingen (pappersdokumentet) får dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Här är det dock förändringar på gång. Ett förslag om förenkling av bokföringslagen som skickades på remiss under våren 2022 är att man istället för att spara i fyra år ska kunna slänga (och till och med förstöra) räkenskapsinformation som har scannats direkt, om den ”elektroniska överföringen” har gjorts på ett säkert och korrekt sätt och inte riskerar att försvinna. Med andra ord – den som använder en molnbaserad bokföringstjänst bör uppfylla kraven.

Men än så länge har inget hänt och i januari 2024 är det fortfarande så att du måste spara scannade kvitton. Ett bra sätt att göra det att lägga dem i kuvert och märka med årtal så blir det enklare att hitta ett kvitto vid behov samt att slänga dem efter fyra år.

Den som varit företagare i tio eller tjugo år har åtminstone upplevt hur antalet pärmar minskat radikalt i takt med att bokföringen digitaliserats. Om några år kanske vi slipper den helt.

Hur är det med avtal då? Exempelvis utgivningsavtal har av tradition skrivits ut i två eller flera exemplar och alla parter har signerat och sparat sitt exemplar. Men även här finns det digitala alternativ där man kan signera på distans, i vissa fall med bank-ID.

Fotnot: Ett gott råd är att alltid dubbelkolla med din redovisningskonsult eller revisor när du har specifika frågor kring bokföring. Regler och lagar förändras ständigt, liksom tolkningar. Men att läsa på (exempelvis en bok) så att man själv har grundläggande kunskaper gör att du kan ställa bättre frågor – och därmed få rätt svar.

3 boktips om bokföring för småföretag

Det här är en praktisk handbok för både företag och föreningar. Boken innehåller massor av konteringsmallar och exempel som visar hur du bokför olika affärstransaktioner. Ett bra uppslagsverk för alla som ägnar sig åt löpande redovisning. Boken är inte anpassad till K1- eller K3-regelverket. Bokför du enligt K1-regelverket, se boken Bokföring och bokslut i enskild firma.

Bokföringsboken 2023

Bokföringsboken 2023

  • Förlag: Norstedts Juridik
  • Format: Häftad
  • Språk: Svenska
  • Utgiven: 2023-01-13
  • ISBN: 9789139027607

Med bokens utförliga konteringsinstruktioner bokför du rätt direkt vid den löpande bokföringen. Instruktionerna har även anpassats till K2- och K3-reglerna. I boken finns även en omfattande fördjupningsdel som bland annat tar upp bokföring vid omvänd moms exempelvis vid import, hur kontoplanen kan användas för att visa lönsamhet per produkt etc.

Den här boken är skriven för dig som behöver lära dig bokföring från grunden och som saknar förkunskaper. Boken ger dig en stadig teoretisk och praktisk grund att stå på. Då boken utgår från lagar och andra krav på bokföringen blir det tydligt för dig varför olika arbetsmoment ska utföras och varför bokföringen är uppbyggd på ett visst sätt. Bokens tyngdpunkt är löpande bokföring och genom flertalet övningar och ett praktikfall lär du dig att kontera vanligt förekommande affärshändelser. Förutom att vara ett stöd för en nybliven (eller rutinerad) företagare kan boken användas i YH-utbildningar och andra typer av utbildningar där studenterna behöver lära sig både de teoretiska och praktiska grunderna i bokföring.

Denna artikel publicerades ursprungligen 2021 men har uppdaterats årligen.

99 % av Boktugg är gratis att läsa. Regelbunden läsare? Stötta oss gärna genom att swisha ett bidrag.

Sölve Dahlgren

Sölve Dahlgren

Sölve Dahlgren är journalist sedan 30 år tillbaka och författare till mer än tio böcker. VD och chefredaktör för Boktugg.

solve@boktugg.se

Gör som ...

… och alla våra andra sponsorer som stöttar oss ekonomiskt. Vill ditt företag bli sponsor? Kontakta sales@boktugg.se för mer information. Privatpersoner och mindre företag som vill bidra swishar valfritt belopp till 123-483 18 71 (klicka här för QR-kod) eller med andra betalmedel.

En balansgång i ondska

Anne Agardhs ”Med slavar i lasten” är en historisk roman baserat på ett verkligt livsöde; en svensk man som var slavhandlare på 1700-talet.

För tjugo år sedan ville Anne Agardh veta mer om sin släkt.

Adoptionsdrama i inbördeskrigets skugga

En utplånad bondby på Sri Lanka och två överlevande systrar som inte känner varandras existens tar oss in i ett virrvarr av händelser och en hel palett av människoöden både på den mytomspunna ön samt i Sverige och Frankrike.