Snabbanalys: Royaltyskulder bör hanteras som klientmedel i förlagens bokföring

När ett förlag får problem med likviditeten väljer de ofta att skjuta på royaltyutbetalningar. Tvärtom borde förlagen se till att låsa all upparbetad royalty, alltså skulder till författarna, på ett separat räntebärande konto. Nästan så som företag i andra branscher hanterar klientmedel.

Författare som är utgivna på ett förlag, som de inte själva äger, befinner sig i en utsatt position eftersom de får betalt sist av alla inblandade. I bästa fall får de ett förskott som ska motsvara den förväntade försäljningen av boken det första halvåret eller året. Men ibland är förskottet betydligt mindre eller icke existerande. Det sistnämnda gäller givetvis vid utgivning på hybridförlag, men förekommer även hos vissa traditionella småförlag.

Så när boken säljs börjar förlaget dra in pengar som ska täcka förlagets investeringar i utgivningen samt löpande kostnader för distribution och personal. Samtidigt vet förlaget att en del av intäkterna för bokförsäljningen ska gå till författaren. Antingen som en direkt procentsats på fpris på varje såld bok eller ersättningen från streamingtjänster – alternativt som en procentsats (ofta 50-50) på överskottet då alla kostnader är tagna (utifrån avtalet om vad som ska räknas av före vinstdelning).

Kassaflöde och likviditet

Hur hanterar då förlaget dessa pengar i bokföringen och den faktiska placeringen av dem på förlagets bankkonton? Det är en fråga som både förlag och författare borde ställa sig.

Vad händer ifall förlagets kassaflöde och därmed likviditet försämras? Använder förlaget då de inarbetad royalty (pengar som ägarna vet ska betalas ut till författarna vid nästa royaltyavräkning) i den löpande verksamheten eller säkrar man upp dem på något sätt?

Kanske borde förlagen hantera dessa pengar som klientmedel.

Klientmedel är pengar som ett företag (ofta ett advokatkontor, fastighetsmäklare, redovisningsbyrå eller liknande) tar emot och förvarar för någon annans räkning — alltså pengar som tillhör en kund eller klient, inte företaget självt.

Formellt så tillhör inte royaltypengarna författaren förrän förlaget gjort en avräkning och redovisat hur mycket royalty de är skyldiga författaren, vilket sker en till fyra gånger per år, beroende på vilket intervall förlaget valt. Däremot bör förlaget hela tiden hålla koll på hur stor skulden är och hantera det som en skuld genom att reservera beloppet.

Detta för att aldrig riskera att hamna i den sits som mängder av förlag varje år gör – det finns inte tillräckligt med pengar på kontot för att betala ut royalties när det är dags.

Försenade royaltyutbetalningar

Det mest kända exemplet just nu är Hoi Publishing där missnöjda författare uppger att de inte fått utbetalt royalties på flera år. Vilket fått författarförbundet att avråda sina medlemmar från att teckna avtal med förlaget. De flesta andra exempel blir inte publika, däremot diskuteras de flitigt mellan förlagets författare och givetvis bland andra författare. En handfull förlag har nämnts i författargrupper på Facebook de senaste åren.

I de flesta fall handlar det om att förlagen slirar på utbetalningarna några veckor eller i värsta fall månader tills de får in pengar och betalar, vilket hände förra hösten på ett mellanstort svenskt förlag där ett stort antal författare fick vänta flera veckor på utbetalning. Ibland kan förseningar handla mer om administrativa rutiner och att man hanterar royaltyberäkningar manuellt trots att det numera finns IT-system som Bokdata för att hantera beräkningar och rapporter. Oavsett krävs det många timmars kontroller och givetvis utbetalning av pengarna.

Arbetsinsatsen ska inte underskattas när ett förlag hunnit ge ut tusentals titlar av hundratals författare och försäljningen på en enskild titel kan vara väldigt låg när det hunnit gå många år sedan utgivningen. Men varje exemplar och strömning ska redovisas och ersättas.

Skapa ett royaltymedelskonto

För att åtminstone undvika pinsamheten det innebär att förklara för författare att deras royaltypengar har använts till att betala annat som löner eller hyror så bör förlagen använda en enkel metod: Skapa ett separat sparkonto, gärna med så mycket ränta som bankerna erbjuder idag, och för varje månad över en preliminär beräknad royaltysumma dit. Denna beräkning bör ske enligt försiktighetsprincipen, hellre för mycket än för lite.

Även om dessa pengar då utgör likviditet i bolaget (förlaget) så ska de hanteras som att pengarna inte finns tillgängliga. De är “låsta” och får bara användas för utbetalningar av royalties. Eftersom royalties på de flesta förlag betalas ut flera månader och i vissa fall ett helt år efter att de tjänats in så kommer ett sådant konto alltid att vara välfyllt. En bra buffert som eliminerar risken för att någonsin behöva säga till en författare:

– Tyvärr har vi lite dålig likviditet just nu så vi kan inte betala ut de pengar vi är skyldiga dig.

Som förlagsägare riskerar du då inte heller att lura dig själv att det går bättre än det gör.

Konkurrensfördel att betala i tid

Så varför väljer förlagen att slira på royaltyutbetalningar när författarna rimligen är deras viktigaste tillgång, möjligen efter personalen? Förmodligen för att det också är den leverantör eller samarbetspartner som har den svagaste förhandlingspositionen. Betalar förlaget inte sina fakturor till IT-bolag stängs deras tjänster ner och fakturan går omedelbart till inkasso. Andra leverantörer är också snabba med att skicka påminnelser med förseningsavgifter och därefter inkasso. Då kan det upplevas som enklare att förhala med författaren. För att konsekvenserna inte blir uppenbara lika fort. Trots att författarna många gånger är mer beroende av den där utbetalningen än förlagets andra leverantörer.

Kanske är det också så att förlaget får uppleva försenade betalningar från återförsäljare och i vissa fall även kreditförluster då en bokhandel går omkull. Eller sena returer där sålda böcker förvandlas till osålda och potentiellt riskerar att göra att royaltyn minskar. Detta är för övrigt den verkliga anledningen till att förlag traditionellt ofta bara betalat ut royalty en gång per år. Men i takt med ökad digitalisering har betaltiderna minskat, liksom returerna. Oavsett ger detta en psykologisk känsla av att det hör till med förseningar i bokbranschen.

Desto större anledning att inte vara försenad utan leverera avräkningar och tillhörande utbetalningar enligt ett bestämt tidsschema, precis som förlaget gör med löner till anställda. En royaltyskuld uppstår i samband med försäljningsintäkter från en boktitel, inte i samband med bokslutet eller royaltyavräkningen. Ett förutseende förlag placerar dem därför på ett, royaltymedelskonto.

Transparens: Boktuggs chefredaktör är en av grundarna till Hoi Förlag (idag Hoi Publishing). Han lämnade styrelsen 2017 har sedan dess inte varit inblandad i några strategiska eller operativa beslut. Han äger idag aktier motsvarande 0,25 % av bolaget.